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Privacy Policy
Version 1.0 · effective 16 September 2026 · Ghana Data Protection Act, 2012 (Act 843) · Côte d'Ivoire Law No. 2013-450 on the protection of personal data
In short. We collect what is needed to bring a vet to your animal, take your payment and keep your animal's records. We do not sell your data. Vets see what they need for the visit; farm staff see only their branch. You can see, correct and download your data, and close your account, from the app.
1. Who is responsible
VetsGo is the data controller for the personal data processed through the VetsGo apps, web apps, clinic portal and consoles (the "Service"). A veterinary practice using the clinic portal is the controller of the clinical records it writes; VetsGo processes those on the practice's behalf under section 8 below.
2. What we collect
| Data | Where it comes from | Why |
|---|
| Name, phone number, email, country, language, password (stored only as a hash), PIN (stored only as a hash) | You, at sign-up and under Account | To run your account, sign you in, and reach you about visits |
| Your animals: species, breed, name, age, sex, photos, head counts, daily counts, weights | You, and vets who treat them | So a vet knows what they are treating, and to keep the animal's record |
| Clinical records: complaints, examinations, diagnoses, treatments, prescriptions, lab results, vaccination records | Vets and practices | The animal's medical record; required by veterinary regulation |
| Location: the place you ask a vet to come to, saved places, and — for vets while online — their live position | You; the vet's phone while on a job | To send the nearest vet, show them the way, and show you their approach |
| Payments: amounts, method, mobile money number, wallet movements, Paystack references | You and Paystack | To take and refund payments and pay vets. We never see or store card numbers. |
| Messages you send to a vet or the care team, and video consultation sessions (not recorded) | You | To provide the consultation |
| Device and usage: device model, app version, push token, sign-in times and idle time-outs, error reports | Your phone | To keep the Service working and secure |
| For vets: licence number, specialties, ratings, earnings, payout account | The vet; the national veterinary council for verification | To verify vets and pay them |
3. Why we may process it (legal basis)
- To perform our contract with you: account, visits, payments, records, messages.
- Legal obligation: keeping clinical and prescription records for the periods veterinary and tax law require; verifying vets' licences; reporting notifiable diseases to the authorities as the law requires.
- Legitimate interests: keeping the Service secure, preventing fraud, improving it from how it is used, and telling farms about disease reported nearby — without ever saying whose farm.
- Consent: push notifications, marketing messages, and precise location, each of which you can switch off on your phone or in the app.
4. Who sees your data
- The vet on your visit sees your name, phone number, location, the animal and its record, for that visit and as long as they treat the animal.
- A practice you visit keeps the clinical record it wrote, as any clinic would.
- Farm staff you add see the animals at their branch and can request a vet; they do not see what visits cost or your wallet.
- Service providers who work under contract with us and only on our instructions: Paystack (payments), our SMS and email gateways (codes and reminders), Firebase (push notifications), LiveKit (video), and our hosting provider. Where a provider is outside Ghana or Côte d'Ivoire, we rely on its contractual commitments to protect your data to at least the standard the law here requires.
- Authorities, where the law requires it — for example a notifiable animal disease, or a lawful request from a court or regulator.
- Nobody else. We do not sell personal data, and we do not share it with advertisers.
Disease alerts shown to farms are built from vets' reports of what they saw in an area. They never identify a farm, an owner or an animal.
5. How long we keep it
- Your account and animals: while the account is open, then 12 months.
- Clinical records and prescriptions: at least 7 years from the visit, as veterinary practice requires, whether or not the account is closed.
- Payment records: 7 years, for tax law.
- Live location of a vet: the position is kept for the duration of the job and for 30 days afterwards to resolve disputes, then deleted.
- Messages: 24 months from the last message.
- Sign-in and security logs: 12 months.
6. How we protect it
Data travels encrypted (TLS). Passwords and PINs are stored only as salted hashes; a device that stays signed in holds a random secret, never your password. Sessions end after inactivity and can be ended from any device. Access inside VetsGo is by role — a receptionist cannot see what only a vet may — and every change made in the clinic portal is logged with who made it. We test the Service for security before every release.
7. Your rights
Under the Data Protection Act, 2012 (Ghana) and Law No. 2013-450 (Côte d'Ivoire) you may ask us to: tell you what data we hold about you; correct it; delete it, where we are not required to keep it; give you a copy in a usable form; stop processing it for a purpose you object to; and stop sending you marketing. You can see and correct most of it yourself under Account, download an animal's record from its page, and close your account from Account. For anything else, write to the care team in the app; we answer within 30 days. You may also complain to the Data Protection Commission (Ghana) or the ARTCI (Côte d'Ivoire).
8. Practices and the clinic portal
A veterinary practice that uses the clinic portal is the controller of the records it writes about its patients and owners. VetsGo processes those records on the practice's instructions, keeps them separate from every other practice's, and hands them over or deletes them when the practice asks, within the retention periods the law imposes on the practice. Where a VetsGo visit is filed into a practice's portal, both the owner and the practice may see it.
9. Children
The Service is for adults. We do not knowingly collect data from anyone under 18; if you believe a child has made an account, tell us and we will remove it.
10. Changes
When this policy changes in a way that matters to you, we will tell you in the app before the change takes effect. The version and date at the top say which one you are reading.
11. Contact
Write to the care team in the app, or to VetsGo at its registered address in Accra, Ghana, or in Abidjan, Côte d'Ivoire.
Mentions légales
Politique de confidentialité
Version 1.0 · en vigueur le 16 septembre 2026 · Data Protection Act, 2012 (Act 843) du Ghana · Loi n° 2013-450 de Côte d'Ivoire relative à la protection des données à caractère personnel
En bref. Nous collectons ce qui est nécessaire pour amener un vétérinaire à votre animal, encaisser votre paiement et tenir le dossier de votre animal. Nous ne vendons pas vos données. Les vétérinaires voient ce dont ils ont besoin pour la visite ; le personnel de ferme ne voit que son site. Vous pouvez consulter, corriger et télécharger vos données, et fermer votre compte, depuis l'appli.
1. Qui est responsable
VetsGo est le responsable du traitement des données personnelles traitées via les applications VetsGo, les applications web, le portail clinique et les consoles (le « Service »). Un cabinet vétérinaire qui utilise le portail clinique est responsable des dossiers cliniques qu'il rédige ; VetsGo les traite pour le compte du cabinet selon la section 8 ci-dessous.
2. Ce que nous collectons
| Données | Origine | Pourquoi |
|---|
| Nom, numéro de téléphone, e-mail, pays, langue, mot de passe (conservé uniquement haché), code PIN (conservé uniquement haché) | Vous, à l'inscription et sous Compte | Gérer votre compte, vous connecter et vous joindre au sujet des visites |
| Vos animaux : espèce, race, nom, âge, sexe, photos, effectifs, relevés quotidiens, poids | Vous, et les vétérinaires qui les soignent | Pour que le vétérinaire sache ce qu'il soigne, et pour tenir le dossier de l'animal |
| Dossiers cliniques : motifs, examens, diagnostics, traitements, ordonnances, résultats d'analyses, vaccinations | Vétérinaires et cabinets | Le dossier médical de l'animal ; exigé par la réglementation vétérinaire |
| Localisation : le lieu où vous demandez le vétérinaire, vos lieux enregistrés, et — pour les vétérinaires en ligne — leur position en direct | Vous ; le téléphone du vétérinaire pendant une mission | Envoyer le vétérinaire le plus proche, le guider, et vous montrer son arrivée |
| Paiements : montants, moyen, numéro mobile money, mouvements du portefeuille, références Paystack | Vous et Paystack | Encaisser et rembourser les paiements, payer les vétérinaires. Nous ne voyons ni ne conservons jamais les numéros de carte. |
| Messages envoyés à un vétérinaire ou à l'équipe de soins, et sessions de consultation vidéo (non enregistrées) | Vous | Fournir la consultation |
| Appareil et usage : modèle, version de l'appli, jeton de notification, heures de connexion et déconnexions pour inactivité, rapports d'erreur | Votre téléphone | Maintenir le Service en état de marche et sécurisé |
| Pour les vétérinaires : numéro de licence, spécialités, notes, gains, compte de versement | Le vétérinaire ; l'ordre vétérinaire national pour la vérification | Vérifier et payer les vétérinaires |
3. Pourquoi nous pouvons les traiter (base légale)
- Exécution de notre contrat avec vous : compte, visites, paiements, dossiers, messages.
- Obligation légale : conservation des dossiers cliniques et des ordonnances pendant les durées exigées par le droit vétérinaire et fiscal ; vérification des licences ; déclaration des maladies à déclaration obligatoire aux autorités lorsque la loi l'exige.
- Intérêt légitime : sécuriser le Service, prévenir la fraude, l'améliorer d'après son usage, et informer les fermes des maladies signalées à proximité — sans jamais dire chez qui.
- Consentement : notifications, messages commerciaux et localisation précise, que vous pouvez désactiver chacun sur votre téléphone ou dans l'appli.
4. Qui voit vos données
- Le vétérinaire de votre visite voit votre nom, votre numéro, le lieu, l'animal et son dossier, pour cette visite et tant qu'il soigne l'animal.
- Un cabinet que vous consultez conserve le dossier clinique qu'il a rédigé, comme toute clinique.
- Le personnel de ferme que vous ajoutez voit les animaux de son site et peut demander un vétérinaire ; il ne voit ni le coût des visites ni votre portefeuille.
- Des prestataires qui travaillent sous contrat avec nous et uniquement sur nos instructions : Paystack (paiements), nos passerelles SMS et e-mail (codes et rappels), Firebase (notifications), LiveKit (vidéo) et notre hébergeur. Lorsqu'un prestataire est situé hors du Ghana ou de la Côte d'Ivoire, nous nous appuyons sur ses engagements contractuels pour protéger vos données au moins au niveau exigé par la loi ici.
- Les autorités, lorsque la loi l'exige — par exemple une maladie animale à déclaration obligatoire, ou une demande légale d'un tribunal ou d'un régulateur.
- Personne d'autre. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas avec des annonceurs.
Les alertes maladie présentées aux fermes sont construites à partir des observations des vétérinaires dans une zone. Elles n'identifient jamais une ferme, un propriétaire ni un animal.
5. Combien de temps nous les conservons
- Votre compte et vos animaux : tant que le compte est ouvert, puis 12 mois.
- Dossiers cliniques et ordonnances : au moins 7 ans à compter de la visite, comme l'exige la pratique vétérinaire, que le compte soit fermé ou non.
- Données de paiement : 7 ans, pour le droit fiscal.
- Position en direct d'un vétérinaire : conservée pendant la mission et 30 jours après pour résoudre les litiges, puis supprimée.
- Messages : 24 mois à compter du dernier message.
- Journaux de connexion et de sécurité : 12 mois.
6. Comment nous les protégeons
Les données circulent chiffrées (TLS). Les mots de passe et codes PIN ne sont conservés que sous forme de hachage salé ; un appareil qui reste connecté détient un secret aléatoire, jamais votre mot de passe. Les sessions se terminent après inactivité et peuvent être fermées depuis n'importe quel appareil. L'accès au sein de VetsGo se fait par rôle — une réceptionniste ne voit pas ce que seul un vétérinaire peut voir — et chaque modification dans le portail clinique est journalisée avec son auteur. Nous testons la sécurité du Service avant chaque version.
7. Vos droits
En vertu du Data Protection Act, 2012 (Ghana) et de la loi n° 2013-450 (Côte d'Ivoire), vous pouvez nous demander : de vous dire quelles données nous détenons sur vous ; de les corriger ; de les supprimer, lorsque nous ne sommes pas tenus de les conserver ; de vous en remettre une copie dans un format exploitable ; de cesser un traitement auquel vous vous opposez ; et de cesser tout message commercial. Vous pouvez consulter et corriger la plupart de ces données vous-même sous Compte, télécharger le dossier d'un animal depuis sa page, et fermer votre compte depuis Compte. Pour le reste, écrivez à l'équipe de soins dans l'appli ; nous répondons sous 30 jours. Vous pouvez aussi saisir la Data Protection Commission (Ghana) ou l'ARTCI (Côte d'Ivoire).
8. Cabinets et portail clinique
Un cabinet vétérinaire qui utilise le portail clinique est responsable des dossiers qu'il rédige sur ses patients et leurs propriétaires. VetsGo traite ces dossiers sur les instructions du cabinet, les conserve séparément de ceux de tout autre cabinet, et les remet ou les supprime à la demande du cabinet, dans le respect des durées de conservation que la loi impose au cabinet. Lorsqu'une visite VetsGo est classée dans le portail d'un cabinet, le propriétaire et le cabinet peuvent tous deux la voir.
9. Mineurs
Le Service s'adresse aux adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données de personnes de moins de 18 ans ; si vous pensez qu'un mineur a créé un compte, dites-le-nous et nous le supprimerons.
10. Modifications
Lorsque cette politique change d'une manière qui vous concerne, nous vous le dirons dans l'appli avant l'entrée en vigueur du changement. La version et la date en haut indiquent celle que vous lisez.
11. Contact
Écrivez à l'équipe de soins dans l'appli, ou à VetsGo à son adresse enregistrée à Accra, Ghana, ou à Abidjan, Côte d'Ivoire.
